Erste Schritte mit Ihrer Nextcloud

Herzlich willkommen! Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deine neue Nextcloud nutzt – ganz ohne Vorkenntnisse. Du brauchst dafür nur einen Internetbrowser (z. B. Firefox oder Chrome) auf deinem Computer, Tablet oder Smartphone.

1. Was ist deine Nextcloud – und wie erreichst du sie?

Deine Nextcloud ist wie ein eigener, privater Online-Speicher für dich, dein Unternehmen oder deinen Verein. Du kannst dort Dateien ablegen, Termine planen, mit anderen chatten, E-Mails lesen und vieles mehr – alles an einem Ort und unter deiner Kontrolle.

Du erreichst deine Nextcloud über die Internetadresse, die du von uns bei der Einrichtung erhalten hast. Gib sie einfach in deinen Browser ein – einen Login-Bildschirm bekommst du automatisch angezeigt. Trag dort deinen Benutzernamen und dein Passwort ein, die wir dir mitgeteilt haben (du kannst dein Passwort jederzeit in deinen persönlichen Einstellungen ändern, siehe Kapitel 11).

2. Anmelden und die Startseite kennenlernen

Nach dem Anmelden landest du auf deiner persönlichen Startseite, dem sogenannten Dashboard. Hier siehst du auf einen Blick, was gerade wichtig ist: zuletzt bearbeitete Dateien, ungelesene Chat-Nachrichten, neue E-Mails und anstehende Termine.

Über die Symbolleiste am oberen Bildschirmrand kommst du jederzeit zu allen Bereichen deiner Nextcloud – zum Beispiel zu deinen Dateien, zum Kalender oder zum Chat. Ein Klick auf das Nextcloud-Symbol oben links bringt dich immer wieder zurück zu dieser Startseite.

3. Dateien & Ordner – die Basis deiner Nextcloud

Im Bereich Dateien (Symbol mit dem Ordner) findest du deinen gesamten Online-Speicher. Du kannst hier:

• Neue Dateien hochladen, indem du sie einfach per Maus von deinem Computer in das Browserfenster ziehst (Drag & Drop), oder über den Knopf „+ Neu“ oben links.
• Dateien herunterladen, öffnen oder ansehen, indem du sie anklickst.
• Ordner anlegen, um deine Dateien übersichtlich zu sortieren – zum Beispiel einen Ordner pro Kunde, Projekt oder Thema. Klicke dazu ebenfalls auf „+ Neu“ und wähle „Ordner“.

Die linke Seitenleiste hilft dir dabei, schnell die richtigen Dateien zu finden – etwa über „Zuletzt verwendet“, „Favoriten“ oder die Suche oben links.

4. Dateien teilen – mit Kolleg:innen, Kund:innen oder Vereinsmitgliedern

Eine der praktischsten Funktionen deiner Nextcloud: Du kannst Dateien und ganze Ordner mit anderen teilen, ohne sie als E-Mail-Anhang verschicken zu müssen.

Klicke dazu bei einer Datei oder einem Ordner auf das Teilen-Symbol oder die drei Punkte daneben. Im Fenster, das sich rechts öffnet, kannst du unter „Teilen“:

• die Datei oder den Ordner mit anderen Nutzer:innen deiner Nextcloud teilen,
• einen Link erstellen, den du z. B. per E-Mail oder WhatsApp verschickst – die Empfänger:innen brauchen dafür kein eigenes Nextcloud-Konto,
• festlegen, ob die andere Person die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten darf.

Im Reiter „Aktivität“ siehst du außerdem, wer wann etwas an der Datei verändert hat – praktisch, wenn mehrere Personen zusammenarbeiten.

5. Chatten und telefonieren mit Talk

Über das Blitz-Symbol in der oberen Leiste gelangst du zu Talk – dem Chat- und Videotelefonie-Bereich deiner Nextcloud. Damit kannst du:

• Einzel- oder Gruppen-Unterhaltungen starten,
• Nachrichten mit fett, kursiv oder als Liste formatieren,
• Dateien und Links direkt aus deiner Nextcloud anhängen,
• und sogar Video- und Audioanrufe führen – ganz ohne zusätzliche Software.

Wenn du Talk zum ersten Mal öffnest, findest du in der Unterhaltung „Los geht's!“ eine kurze Einführung mit den wichtigsten Tipps.

6. Termine im Blick: der Kalender

Im Kalender (Symbol mit dem Kästchen-Raster) behältst du Termine, Geburtstage und Besprechungen im Überblick. Du kannst:

• neue Termine über den Knopf „+ Ereignis“ anlegen,
• mehrere Kalender anlegen und farblich unterscheiden – zum Beispiel einen privaten und einen geschäftlichen,
• deinen Kalender mit deinem Smartphone synchronisieren, sodass du Termine immer dabei hast.

7. Kontakte zentral verwalten

Unter Kontakte (Adressbuch-Symbol) speicherst du Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Informationen zu deinen Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Vereinsmitgliedern an einem zentralen Ort.

Das Praktische daran: Diese Kontakte stehen dir automatisch auch in anderen Bereichen zur Verfügung – etwa beim Schreiben einer E-Mail, beim Planen eines Termins im Kalender oder beim Start einer Talk-Unterhaltung.

8. E-Mails direkt in deiner Nextcloud lesen

Mit der Mail-App (Briefumschlag-Symbol) kannst du dein vorhandenes E-Mail-Postfach mit deiner Nextcloud verbinden und E-Mails direkt dort lesen und schreiben – zusätzlich zu deinem gewohnten E-Mail-Programm, oder ganz an dessen Stelle.

Beim ersten Öffnen wirst du gebeten, dein E-Mail-Konto zu verbinden: Trage einfach deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und klicke auf „Verbinden“. Bei den meisten gängigen Anbietern findet die Nextcloud die nötigen Einstellungen automatisch.

9. Fotos sammeln und anschauen

In der Fotos-App siehst du alle Bilder, die du in deine Nextcloud hochgeladen hast, übersichtlich nach Datum sortiert – ganz ähnlich wie auf deinem Smartphone. Du kannst außerdem eigene Alben anlegen, um zum Beispiel Fotos von einer Veranstaltung oder einem Projekt zu sammeln und mit anderen zu teilen.

10. Kleine Helfer für den Alltag: Notizen, Formulare und Tabellen

Neben den großen Bereichen bietet deine Nextcloud noch ein paar praktische Zusatz-Apps, die im Alltag schnell weiterhelfen:

Notizen – Halte spontane Gedanken, Einkaufslisten oder Besprechungsnotizen fest. Du kannst sie nach Themen in Kategorien sortieren und sogar mit deinem Smartphone synchronisieren.

Formulare – Erstelle eigene Umfragen, Anmelde- oder Kontaktformulare, ohne eine Zeile Code zu schreiben, und verschicke sie per Link.

Tabellen – Verwalte Listen und Daten – etwa eine Mitgliederliste, Inventarliste oder Projektübersicht – in einer übersichtlichen Tabellenform, auf die mehrere Personen gemeinsam zugreifen können.

11. Dein Profil und deine Einstellungen

Oben rechts findest du dein Profilbild. Ein Klick darauf öffnet ein Menü, über das du unter anderem:

• deinen Status setzen kannst (z. B. „Abwesend“ oder „Beschäftigt“),
• zu deinen persönlichen Einstellungen gelangst – dort kannst du dein Passwort ändern, deine Sprache anpassen oder dein Profilbild austauschen,
• dich sicher abmelden kannst, wenn du an einem fremden oder gemeinsam genutzten Gerät arbeitest.

Falls du Fragen zu deinem Konto oder den Einstellungen hast, melde dich einfach bei uns – wir helfen gerne weiter.

12. Den Überblick behalten: der Aktivitätsverlauf

Über das Blitz-Symbol „Aktivitäten“ siehst du eine chronologische Liste aller Änderungen in deiner Nextcloud – zum Beispiel welche Dateien neu erstellt, geändert oder geteilt wurden. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen gemeinsam an Dateien oder Ordnern arbeiten und du nachvollziehen möchtest, was sich seit deinem letzten Besuch getan hat.

13. Noch Fragen? Wir sind für dich da

Diese Anleitung deckt die wichtigsten ersten Schritte ab – deine Nextcloud kann aber noch viel mehr. Wenn du nicht weiterkommst oder Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei uns:

• Isabelle Groschke – linuxservice-education.de
• E-Mail:
• Telefon: 0151 15004695

Wir wünschen dir viel Freude mit deiner neuen Nextcloud!